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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:档案信息化建设探讨分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
档案信息化建设是档案管理的发展趋势,是推动当前档案管理工作发展的必然选择。传统档案管理工作存在数据信息量大、工作任务繁杂的特点,档案管理人员通过收集、管理、提供档案资料存在工作时间长,效率十分低下的特点。这种投入建设成本高回报率低的档案管理模式严重阻碍了档案管理的发展。推进档案信息化管理建设,通过最大限度的降低人力及资源的投入来完成等同工作量的前提下,提高档案管理的工作效率及服务质量。档案信息化管理是提升当前企业投资服务中心的档案管理水平的重要乎段,档案管理水平的提升带动档案日常工作的规范化,更有利于企业投资服务中心提供完善的政策及投资咨询服务。
2.1档案工作再造
档案信息管理需要企业投资服务中心工作人员掌握先进的信息技术,结合当前高科技设备来实现管理工作信息化建设。档案信息化是对传统档案管理工作的一次重新变革。档案工作的再造是推进档案信息化建设的第一步,同时也会对信息化建设产生巨大影响。
2.2工作职能的变化
档案工作职能从原来的提供档案管理的工作转变为提供档案服务的根本型转变。企业服务中心档案工作人员职责从负责对档案进行收集及查询的管理工作到录入信息化企业客户资料并为客户提供资料服务的职责转变。
2.3工作方式的创新
档案信息化的建设会产生全新的档案工作模式,档案管理办公系统的自身变化都会引发档案管理工作的创新。例如文件的查找方式从最先的人工查阅方式编程到计算机关键词检索再到后来的全文检索的转变,从定向的查询内容到对比性的查询方式直接带来档案管理工作人员工作方式的创新。同时,档案工作方式的创新也会促进档案信息化建设迈向新的发展方向。
2.4工作流程的革新
档案信息化建设会是档案文件的原始形态发生变化。档案的数据从原先的单一的实体转变成多种类综合载体。档案信息的运输方式也从单一的人工船体编程信息化数字传递方式。档案的数据收集方式也会增加电子信息收集。档案信息传统信息发布模式也会被网络发布平台所取代。上述的每一项变化都会给档案工作流程带来革新。最直接的方式是增加了电子信息的工作流程,减少了传统复杂的工作流程。
3.1体制阻碍
档案的信息化建设过程中严重收到了体制约束,在档案的数据管理和档案的工作流程中都缺乏完备的工作体制。目前大部分地区的档案建设规划开始加入到信息化建设中,许多地区还成立了档案信息化建设的建设小组。但从整体的角度看,我国整体的档案建设没有完整的工作体系,各地区的档案都自成模块,地区建设水平存在较大差异国家的档案信息建设规划网络没有发挥出初始的作用,导致档案信息化结社缺乏都统一标准。
3.2档案信息系统缺乏标准
档案建设中信息系统的建设受到建设资金和部门选择的影响,各个部门的档案管理软件存在差异,软件的设计及软件的数据标准都有不同,档案的数据很难脱离自身的软件来进行整合,造成了各地区的档案信息无法实现相互共享的现象。同时受到各地安全政策保护,各个部门无法接受资源相互流通的管理模式。各个档案部门无法协调统一的存档标准也增加了信息归档的技术难度,也为档案的信息化建设提升了复杂性。
3.3资金投入存在差异
档案信息化建设的前期基础设备投入较大,当前大多部门的档案部门的档案软硬件设备都较为简陋,部门基层档案室都缺乏最基本的信息处理设备,与当前的档案信息化建设工作产生了较大的冲突。尤其现在档案开始数字化管理,需要大量的前期资金投入,经济发达地区数字化进程快,而经济不发达地区缺乏设备支持,档案数据数字化进程相对落后。
4.1统一当前档案信息化工作体系
将档案信息化建设纳入到当前信息化基础建设中去,制定符合各地的档案信息化建设规划工作,明确当前工作任务、设立具体的工作时限。要建立出完备的档案信息化建设评判标准,通过评判工作来督促信息化建设工作的发展。完善当前建设工作的职能分配,从团队的组建、岗位的分配、数据的整合都顺应规范的工作体系,形成由上到下的制度体系转变,让档案的信息化建设工作更规范化和标准化。
4.2完善档案信息化建设技术支持和资金保证
档案信息化建设本质离不开对基础设备和软硬件的需求。随着档案信息化建设工作的全而发展,保证足够的资金投入,才能加强当前的技术水平支持,确保档案信息化设备的稳定运行,维护档案数据资料的完整。
首先,加大当前的技术设施的投入。将各个地区的档案信息化建设基础资金纳入到财政预算中,将信息化建设工作交给专业的建设团队,引导各个部门展开专业的档案管理信息化建设。其次,建设必要的档案信息化基础设施。档案信息化处理需要计算机、档案信息管理系统及访问软件。要及时升级当前的信息管理系统,维护好当前的访问软件,保证档案信息工作环境的平稳运行。最后,加强档案信息化安全基础建设。档案从传统的实物载体编程数字化载体存在信息安全风险,各个部门的信息管理系统需要使用安全防护技术,采用杀毒软件、防火墙技术及网络监控技术来控制访问用户,增强档案的数据信息安全。
档案信息化建设是具有多项专业技术的信息工程,目前的实际建设过程中存在不少问题。从外部环境来看,我国整体的档案信息化建设工作存在不平衡现象,信息化工作体系没有同意标准。从内部环境来看,各个地区的档案部门存在基础设备简陋,信息化技术水平落后的问题。本文全面分析当前档案信息化建设过程,提出了几种理论对策来供当前档案信息化建设参考希望我国的档案信息化建设健全稳步发展。
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在我国经济社会不断发展的今天,各行各业的经济发展也随之繁荣,各企业之间竞争也愈发激烈,在这样的外部环境下,企业内部人员之间的竞争也在不断增加,而职称作为企业选拔人才的一项重要的手段,被广泛的应用。在企业中,职称的考核也是对工作人员的定期激励,使其能在不同的阶段,有着不同的工作目标,能够积极主动的去工作。以下是读文网小编为大家精心准备的:职称档案信息化建设探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:职称改革是我国一项重要的人才选拔和激励制度,关系到广大专业技术人员的切身利益。从2009年开始,广西率先在全国各省区中实行无纸化信息评审工作,取得了良好的效果,得到了专业技术人员的广泛认可和支持。作为职称信息化改革的一个重要内容,档案的信息化建设也被人们提上了日程。转变观念、加大资金投入,不断提高从业人员的素质,制定相应的标准,确保档案信息的安全性是职称档案信息化建设的关键。
关键词:职称档案 信息化 广西 途径
我国的职称改革已经迈入了第二十六个年头,近三十年来,这项政策在专业技术人才的选拔、激励、使用等方面发挥了举足轻重的作用。2008年,经过柳州市中小学教师系列的成功“试点”,2009年开始,广西在全区范围内实行职称信息化评审的改革。这是广西在创新人才选拔制度方面进行的一次有意义尝试。从两年的实践来看,这项改革得到了广大专业技术人员的认可和支持。作为信息化改革的一个重要内容,职称档案的信息化建设也因此被提上了议程。
2.1职称档案的内容
职称档案是指各单位在开展职称评审、职称考试、职称聘任等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像等不同形式的记录资料。1主要内容包括各级人事职改部门的文件及通知、参评对象的各类表格(如评审表、认定表、重新确认表)、各类佐证材料、职称证书等。
2.2档案信息化建设的含义
档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、音像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案数据库。2职称档案的信息化建设是指在职称信息化改革的背景下,利用各种技术手段,将各类纸质的职称文件或其它传统的佐证材料转化成电子档案数据,并通过一定的数据库技术实现对档案信息的管理和利用。
3.1 传统职称档案管理存在的问题
3.1.1 费时、费力、费钱
以广西高校教师系列为例,申报高级职称的纸质材料往往包括一式四份的评审表(16K纸双面打印)、一式二十五份的推荐大表(A3纸打印)、论文代表作原件一份、各类证书或证明材料复印件一式一份等。为了能够提供齐全的材料,参评对象往往需求提前半年收集材料并分类汇总;此外,由于高校教师的教育科研业绩相对突出,一个参评对象完整的纸质申报材料往往重达2~3斤,一个高校一年的职称材料的搬运很有可能会需要使用到微型的面包车,光凭职改工作人员来搬运是不现实的;再次,由于绝大部分申报材料提供的是复印件,使用到的复印纸多达几百张,这无形中也会给参评对象带来不小的经济负担。
3.1.2 档案材料真实性无保证
近年来,职称工作的社会关注度越来越高,一方面是因为职称事关专业技术人员的切身利益,另一方面是因为在职称评审中出现了不少材料造假的案件,破坏了职称评审原本的公平性。极少数申报对象利用纸质复印件材料不容易让人察觉的缺陷,在职称评审中“获利”,使人们对职称评审的公平、公开和公正,产生了怀疑。
3.1.3 档案材料利用率不高
档案的最终目的是利用。一份参评对象的职称材料,既是该同志基本情况的概述,也是该同志几年甚至是几十年来业绩成果的一个总结,具有较大的利用价值。然而,长期以来,很多人存在一种落后和错误的观点:职称材料只是在申报评审时才有用,如果通过评审了,则职称材料的存档或利用就显得可有可无。这种观念导致人们将职称档案把其佐证材料功能与日后的使用功能分离开来,再加上相关单位职改办部门保存的材料中主要是以评审表为主,其它申报材料一般如数退还给申报者本人。因此,大部分参评对象的职称档案实际上利用的程度非常低,形成了所谓的“信息孤岛”。
3.2 职称档案信息化建设的必然性
3.2.1 省时、省力、省钱
随着北部湾经济开发区的建设及中国―东盟自由贸易区的建成,广西正处在历史上最佳的发展时期,为广西专业技术人员的发展壮大提供了千载难逢的大好机遇。以教师系列为例,2004年全区申报高级职称的教师人数只有900多人,而2010年的申报人数超过了6000人,申报人数增长了6倍。假设每份纸质申报材料的重量平均在2~3斤,则其总重量将高达几顿,这将给档案的使用和保管带来极大的困难。而采用无纸化申报后,将大大简化职称档案材料的制作时间和成本。一般情况下,某个单位或个人只需要具备一台电脑、一个扫描仪或数码照相机、一个移动硬盘就能够满足大部分职称信息化佐证材料的制作、上报、保管和利用的要求。
3.2.2 人才的流动性增强,对职称档案的使用提出了更高的要求
随着国家事业单位岗位设置改革政策的实施,很多专业技术人员逐渐摆脱了原来“铁饭碗”、“大锅饭”的思想束缚,人才的流动日益频繁,这就要求职称评审的任务不单单是选拔人才,更要利用好人才。而利用好人才的一个基本前提,就是要掌握人才的各项基本情况,而职称档案正好具备了这样的功能。再加上信息化评审后,档案的信息更加便于检索、利用、传递、保管,相比传统的职称档案而言,具有更大的利用价值。
3.2.3 电子设备的普及和信息化技术的进步为档案信息化建设提供了物质保障
几年前,当计算机、数码相机、移动硬盘等电子设备对于国内绝大多数的消费者、甚至是单位来说都是一种奢侈品时,信息化建设因缺乏基本的载体而只能是一种奢望。而今,笔记本电脑、数码相机、移动硬盘、复印机、扫描仪等电子设备早已进入了“寻常百姓家”,即便是在一些条件比较艰苦的山区或者乡镇,也具备了制作信息化职称档案的基本设备;其次,信息化技术的进步为职称档案的使用变得更加的便利。如网络技术的发展解决了多人同步电子档案上传或下载的“带宽问题”,加密码认证技术解决了档案材料的安全性问题等。
4、职称档案信息化建设的探讨
4.1 转变观念,加大投入
作为一个“新生事物”,职称档案信息化建设的发展之路不可能一帆风顺。与传统纸质档案管理相比,信息化建设面临设备的使用和维护更加复杂、前期投入的经费更大、技术的学习和掌握更难等现实问题,再加上人们接受一个“新生的事物”普遍需要一个较长的过程,致使在实践当中出现档案信息化建设跟不上职称信息化改革步伐的征兆。究其原因,主要由于很多单位的领导或职改工作人员不重视导致的。片面追求职称评审的通过率,“突击性”的阶段性工作,无固定的工作人员等方面的原因使得职改工作在很多单位得不到应有的重视,职称档案的管理更加容易被人忽视。只有相关单位加大对职称信息化建设的投入,转变人们的观念,把“要我建”变为“我要建”,才能为职称档案信息化的建设争取到更为有利的发展条件。
4.2 提高从业人员素质
职称档案的利用率大小,关键在于职改工作人员业务素质的提高。以往纸质材料阶段,职改工作人员只需在评审会结束后将相关的评审文件和纸质的评审表归档保管即可。而信息化以后,职改工作人员既要指导申报对象如何制作信息化的档案材料,又要负责信息材料的整理、汇总、上报和保管,工作量明显增加了;其次,信息化后职改工作人员的工作难度也增加了,要求他们不仅懂得基本的电子设备使用和维护的方法,且需要学习掌握网络传输、数据库、绘图软件等计算机软件的技能。可见,只有不断提高职改工作人员的业务素质,才能为职改档案信息化建设提供必要的智力支持。而要提高职改工作人员信息化管理能力,可以考虑以下两种方法:(1)加强岗位技能培训。采取集中学习和自学相结合的方式,对所有职改工作人员特别是缺乏相关信息化管理知识的人员进行培训;(2)参加各种计算机或信息化方面继续教育的培训。必要的继续教育能够防止职改工作人员知识的老化,开拓他们的视野,调整他们的知识结构,提高他们的素质。
4.3 制定标准、安全第一
信息化标准的制定和信息的安全性保障是信息化建设的两个核心问题。如果没有相对统一的制作标准作为指导,那么不同单位的信息化档案之间的就有可能出现较大的差异性,不利于档案信息的相互传递或者使用;其次,安全性问题是职称档案信息化建设的另一核心问题,由于档案中大量涉及单位或个人的信息,假如保管不当,极有可能给当事人带来物质上或经济上的损失。因此,制定统一的标准,确保信息的安全就显得十分的迫切。标准的制定可以掌握以下两个原则:(1)不违反规定的原则。即根据现有的相关档案管理的法律法规制作档案信息化的要求;(2)普遍性与特殊性相结合。即各单位、各部门既要在服从上级人事职改部门有关职称档案信息化建设指导意见的基础上,根据本单位的实际制定切实可行的方案和措施。其次,档案信息化的安全性问题可以通过限制访问策略(如网络防火墙设置、网络访问权限设置、加密狗设置等)及物理安全设置等方法解决。
总之,信息化是当今社会发展的一大趋势,职称档案信息化建设必将随着职称信息化改革的深入而显得更加的迫切。广大职改工作人员需要克服前进道路上面临的各种困难,才能使职称工作在经济社会发展中发挥更大的作用。
[1]许壮苗.医科院校直属医院职称档案的特点与管理[J].陕西档案,2010(4)
[2]明炜.试论档案信息化及档案信息化建设[J].管理观察,2009(11)
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随着现代信息技术的快速发展,企业档案信息化建设已经成为企业信息化建设的一个重要组成部分,传统的企业档案管理模式已经无法适应现代企业档案管理的要求。在数字信息化环境中,企业档案的信息化建设与传统档案管理相比具有安全性高、标准化程度高、资源共享率高的优势,为企业的档案管理提供了有力的保障。 以下是读文网小编为大家精心准备的:企业档案管理信息化建设探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式,企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施,企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际,针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式,提高企业的档案管理效率,建立创新的档案管理模式。
【关键词】企业档案;管理信息化;建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据, 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。
针对企业传统档案管理问题现状,企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式,随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式,企业应建立担纲管理的信息化模式,从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高,储存信息的能力和逻辑判断能力较强,在文件信息的管理上能建立更为有效的模式,从而能建立高效有序的企业档案管理模式,通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式,从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式,为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式,也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理,也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化,实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案,通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工,从而建立了电子化的档案形式,方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上,然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范,从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程,随着企业现代化管理水平的提高,企业的档案管理应建立统一的平台,建立统一的电子档案的管理软件平台,实现传统档案的电子转化模式,从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台,实现企业传统档案的网络化和共享化,提高企业档案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库,即企业档案库,通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式,其共享性和服务性较差,难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案,提供电子档案的管理和共享模式,从更大程度上减少了电子档案的重复建设,从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。
企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。要实现档案管理信息化,首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员,企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段,掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此,必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识,从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。
企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担,容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后,对系统的整体调整和协调也将比较困难,同时也影响了档案管理系统功能的发挥,造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式,为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
企业档案的信息化是市场经济条件下,企业发展的必经之路,也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程,加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程,需要极大人财物的投入,要稳扎稳打,任重而道远。
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随着信息技术的飞速发展,新时期,企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分,逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来,相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大,建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案管理信息化建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着社会的不断发展,科技的进步,我国档案管理信息化建设已成为档案管理工作发展的重要环节。当前我国正处于一个信息高速发展的时代,档案管理工作信息化建设显得更为重要,本文将对档案管理信息化的必要性、现状进行分析,从而探究档案管理信息化建设对策。
关键词:档案管理;信息化;建设
前言:档案信息化管理即利用数字化技术将信息与档案进行集中存储的方式,同时也可以对信息进行检索、存储、管理等。档案信息化的这种管理方式,对提高我国经济水平,实现更好的为社会发展提供服务有着重要的促进作用,同时也推进我国经济水平的持续发展。
1.档案管理信息化的优势
档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的,因此对信息的管理十分严谨,更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式,集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新,实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理
2.档案管理信息化的内容
档案管理信息化建设的内容基本包括:应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。应用系统建设主要依靠技术支持,根据档案管理信息化建设的需求进行系统建设,设计出实用型软件。而档案管理信息建设的前提是实现文档一体化管理,推进办公自动化,将计算机广泛应用在办公管理过程中,转变传统的公文书写方式,并建立统一的档案管理平台,实现档案信息从接受、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理,建设档案数据库,充分体现档案管理信息建设工作的先进性、科学性和前瞻性。
1.时效性有待提高。
结合档案管理工作的实际情况,信息时代下档案管理信息建设过程中面临的问题主要是时效性较差,而档案管理信息化的时效性较差主要表现在:规划和设计滞后、服务观念和方式滞后、存在信息共享壁垒等方面,档案信息资源的生成和管理受到多方面条件的限制,在社会效益和经济效益的获取方面仍存在一系列的障碍。档案信息化存在共享壁垒也成为档案管理信息建设的重要障碍,只有转变相关管理部门的工作模式才能进行同时的协同服务。
2.缺少专业档案管理信息化人才。
人才是现代办公管理工作的核心资源,没有相应的人才保障,再先进的管理手段和技术设备也只能流于形式,目前档案管理信息建设缺乏专业档案管理现代化人才,最为突出的便是缺乏计算机和档案管理工作均能精通的人才,操作型人才虽然能满足档案管理信息建设的技术需求,但缺少系统开发、咨询服务、程序维护和信息导航的复合型人才,导致档案管理软件出现问题,只能通过求助开发商的方式来解决,严重制约了档案管理信息化建设的进程。
3.信息化技术手段有待提高。
随着社会经济的快速发展,技术的改变和观念的更新,为档案管理信息建设创建了良好条件的同时,也对现有管理观念和方法带来相应挑战,信息爆炸加大了档案管理的工作难度,数量越来越多的增加,以及不断加速的内容更新,都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升,档案信息需求程度也不断增加,原有的信息化技术手段无法满足档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后,激发了档案信息的供需矛盾,无法实现档案信息共享和个人的自由利用,由于网络化程度的差别,也导致档案管理工作的标准不统一。
1.健全档案管理信息化管理制度。
建立科学规范的规章制度,有利于促进档案管理工作人员形成良好的工作习惯,档案信息管理工作的正常运行和功能发挥,需要健全档案管理信息化管理制度,在充分调查研究的基础上产生,对档案管理工作进行具体全面、科学合理、系统规范的约束机制,能够让档案管理工作人员明确认识到责任意识,自觉遵守制度,并在工作实践中对规章制度进行不断完善,保障规章制度的权威性。
2.加强档案管理信息化人才培养。
档案管理信息建设离不开人才支持,通过档案管理部门的全体人员来完成维持系统的正常运行和日常管理,加强档案管理信息化人才培养需要具备终身教育思想,组织档案管理工作人员积极参加教育培训,对自身的业务水平和工作能力不断提供,有效调动工作人员的学习积极性,熟练掌握档案管理方面知识的同时,还应当学习计算机和信息技术,不断更新人员理念,在拓展知识的过程中,提升档案信息化管理能力。
3.提高档案管理信息化专业手段。
加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向,建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆,而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接,将所有档案馆群体的信息进行紧密结合,从而形成有机的整体,能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济建设服务,提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件,配置较好的计算机网络和通信基础设施,并利用数字档案馆内外结合的网际网结构,及时更新技术,保证数字档案馆设备的正常运行,将专业手段作为档案信息化的基础,除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外,还应当适应时代发展要求,进行及时的技术更新,提高档案信息化专业手段,通过先进技术力量作为支持,适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响,档案管理部门的技术力量较为落后,为了弥补相应不足,档案管理部门应当吸取其他部门经验,借助先进技术力量,加强档案管理信息化专业手段的实施,勇于实践,大胆创新,保证系统正常运行的同时,及时更新技术,才能保证档案信息化建设成效。
4.加强网络安全控制。
网络安全控制是档案管理信息化建设的保障,从硬件设施入手,设立专项经费,为档案机构进行现代化、信息化设备配置,加快数字档案馆建设。而档案管理信息化建设需要管理部门的足够重视,加大相应资金投入,进行计算机、扫描仪和缩微设备的购置,并开通内部区域网络,连接外部互联网,发挥数据库建设在档案信息化建设过程中起到的基础性作用,加强数据库建设需要先完善文件记录数据库建设,再逐个进行档案的数字化工作,高质量的信息数据库,有利于推进档案信息化建设进程,建成数字化档案馆。
硬件建设和数据库建设分别属于网络安全控制的外部和内部环境,加强网络安全控制需要保证档案管理信息系统的数据完整性、保密性和可用性,通过一系列网络安全控制手段,对档案信息进行数据加密、设置访问权限、设置防火墙、加强数据备份和提升档案管理人员的安全意识等技术措施,对档案管理信息安全进行保证。数据加密能使档案管理系统成为有选择性的开放系统,并根据档案信息数据不同的保密要求,对信息数据进行等级划分,设置相应的访问权限。防火墙能够在网络安全控制过程中加强监测、过滤信息和防止非法访问的作用,而数据备份则是通过应用信息技术和管理手段,对档案管理系统发生问题后,及时进行数据恢复的备份系统,避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案管理信息造成损害。
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加强高校廉政档案建设与管理,关键要明确高校干部廉政档案的内容,把握其特点,进而采取切实有效措施,确保这一制度发挥出监督与制约领导干部公权力的应有作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:企业干部廉政档案建设与管理的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:建立健全党员领导干部廉政档案是纪检监察工作适应新形势、解决新问题的时代需求,也是深入推进党风廉政建设和反腐败工作的重要举措。通过建立健全党员领导干部廉政档案,加强对廉政档案的管理和运用,能够对广大党员领导干部的教育、监督、警戒等方面起到重要作用,规范党员领导干部的从政行为。本文从建立廉政档案的重要性、廉政档案工作中存在的问题及如何加强企业廉政档案建设等方面进行了研究分析,并结合宝鸡市烟草专卖局(公司)当前廉政档案的建设现状对此进行了探讨。
1.1有利于对党员干部的监督
通过建立干部廉政档案,可以准确的掌握每位党员干部的工作状况和干部的家庭情况,甚至对其具体经济状况也有记录。这样有利于及时了解领导干部的廉洁自律情况,及时地对党员干部所发生错误进行救治;有利于在干部提拔、考核过程中提供客观公正的依据,克服了个别主观意识;有利于对领导干部起到了警示作用,领导干部廉洁自律情况,随着廉政档案的建立将伴随他一生,因此,在一定程度上,这个档案就像一个“紧箍咒”,无时无刻都在提醒着领导干部廉洁自律;有利于建立一支廉洁自律的干部队伍;有利于领导干部爱岗敬业,默默奉献,廉洁从政。
1.2有利于对违法违纪问题的处理
通过建立干部廉政档案的方式,可以对企业工作人员进行实时监督,保证其工作过程中时刻受到廉政档案的限制。一旦发现领导干部有违法违纪问题,就可以直接通过档案中的记录和线索对干部进行周密的调查,这样大大节省了对其调查的时间,避免有问题的领导干部作出资产转移等隐瞒措施。这样可以高效快速、准确地处理相关事宜,很大程度的降低了违法违纪现象的发生。
1.3有利于企业的健康发展
建立廉政档案,可以从根本上减少企业领导干部的违法违纪现象,避免了国有资产进入个人的口袋,减少了国家经济资源的流失,确保了企业的健康发展。建立干部的廉政档案,打击腐败分子,能有效的提高企业员工的综合素质,引导领导干部走上敬业爱岗为人民服务的正确道路,并且使企业员工加强了对党、对企业和对领导干部的信任,形成了我为人人、人人为我的良好模式,为企业的持续健康稳定发展提供了保证。
2.1廉政档案的管理
宝鸡市烟草专卖局(公司)于2014年起在全市系统范围内实施廉政档案建设,该项工作由市局(公司)监察科具体实施,并负责档案的归档和管理。廉政档案的填写采取个人填报、组织审核的方式。一人一卷,集中管理。
2.2建档对象
目前建档对象以企业中层以上干部为主,已为全市系统75名副科级及以上领导干部(含非领导职务干部)建立了廉政档案。下一步,宝鸡市烟草专卖局(公司)将为全市系统各区县局(分公司)的党员、股级干部建立廉政档案,确保监督工作不留死角。
2.3档案内容
档案内容主要包括:干部基本情况登记表,如职务、学历、工作简历、家庭主要成员情况等;任职廉政承诺书,如干部执行廉政准则及落实党风廉政建设责任制方面的情况;年度述职述廉报告;离任经济责任审计报告;任期经济责任审计报告;通报处理情况,如党组织对本人的鉴定、考核、评价的有关材料;廉政考试情况;任前廉政谈话情况;廉政鉴定及其他材料,如收入情况、收受礼品礼金情况、配偶子女经商情况,个人重大事项报告情况等。
3.1廉政档案意识薄弱
从档案工作的经验看,一个单位档案是否完整,很大程度上取决于该单位从业人员的档案意识,廉政档案同样如此,而造成廉政档案意识薄弱的原因在于:一方面,除填写过廉政档案的党员领导干部外,其他人很少知道廉政档案的存在,造成大多数员工对廉政档案不关心。另一方面,由于缺少协作,其他与廉政档案建设相关的部门,如人劳、财务、审计等无法做到主动提交与干部廉政有关的材料。第三,在廉政档案提交上,党员干部除在任命为副科级及以上职务时填写过廉政档案登记表外,每年也仅限于提交一份年度述职述廉报告,这也无助于提高党员干部对廉政档案的认识,更谈不上重视。
3.2缺少廉政档案制度
由于廉政档案在企业内未得到足够的重视,造成廉政档案的建档工作进展缓慢。同时,缺少较详细的档案收集、管理等制度,使得已建立的廉政档案在完整性、真实性方面有所欠缺。虽然宝鸡市烟草专卖局(公司)已将科级干部廉政档案报送工作纳入年度党风廉政建设工作考核,要求对不按时报告、不如实报告或隐瞒不报告有关事项的个人及,其所在的单位(部门)进行行政问责,但相关的监督、问责制度还不健全,使廉政档案难以发挥其应有的作用。
3.3廉政档案信息化进展缓慢
目前,宝鸡市烟草专卖局(公司)虽为廉政档案建设工作配有专门存放廉政档案的文件柜和统一的档案盒,做到了一人一档。但廉政档案采用的仍是传统的纸质材料,容易造成信息的泄露、受损及丢失,并且在信息的及时更新、信息的来源多样性、信息的查询利用等方面有天生的缺陷。因此,充分利用计算机、网络等信息化工具,加快廉政档案信息化进程显得尤为重要。
4.1加强宣传,提高认识
思想是行动的基础,只有正确的思想理论认识才能引导出正确的实际行动。建设廉政档案,能够帮助党员干部抵制歪风邪气,便于纪检监察部门掌握和监督领导干部的廉政情况,减少领导干部的腐败现象,是促进党风廉政建设的重要措施,企业应将廉政档案建设工作和企业廉政文化有机融合,加强宣传,提高党员干部对做好廉政档案的思想认识。
4.2完善廉政档案相关制度
建立廉政档案没有诸多方面的保证是难以有效果的。应该成为制度,取得法律支持。要不断建立健全档案信息的收集、管理、报送、问责等制度,对不按时报送档案信息的,要进行谈话或问责,对在填报廉政档案时不实事求是,弄虚作假、隐瞒实情,视情节轻重给予必要的党纪、政纪处分,确保廉政档案内容的真实性、全面性和及时性,使廉政档案真正起到对党员干部的日常管理监督作用,发挥对党员干部提拔任用时的参考借鉴作用,使廉政档案不流于形式。
4.3加快廉政档案信息化建设
加快信息化的投入,充分利用计算机、网络等信息工具,克服传统纸质档案存在的短板,丰富廉政档案的来源。实现建档对象网上填报,便于廉政档案信息的实时更新和廉政档案的查询、利用。
4.4公开档案内容,便于监督
腐败的最大克星是公开,将党员干部廉政档案对企业内部员工适度的公开,可以很大程度上提高廉政档案建设工作的透明度,促进企业员工参与廉政档案建设的积极性和对党员领导干部监督的主动性。将组织监督和群众监督结合起来,能够保证廉政档案中内容的真实性,有助于党员领导干部时刻警示自己,对照自己,做到自省自励,廉政勤政。
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人事档案管理信息化建设对医疗卫生机构有非常重要的意义,科学的人事档案管理信息化建设能够提供可靠的数据保证,推动医疗机构工作创新,提高人员工作效率。以下是读文网小编为大家精心准备的:医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】档案管理是各项医疗活动开展的重要支撑,也是现代医院建设的重要内容。随着信息化时代的到来,医疗卫生机构档案工作重要性日益突出。新形势下,如何加强档案管理信息化建设,使其更好地为医院与社会发展服务,成为了摆在我们面前的重要研究课题。基于此,本文对医疗卫生机构档案管理信息化建设中的问题进行了剖析,并提出几点建议,希望能提高医疗卫生机构档案管理的信息化水平。
【关键词】医疗卫生机构 档案管理 信息化建设
随着医疗卫生体系的深化改革以及我国经济的飞速发展,社会对医疗卫生机构档案信息化建设需求越来越高。积极优化档案管理新方式,加强档案管理信息化建设,一方面能有效实现资源共享,一方面能全面强化医院服务职能。
(一)人员综合素质有待进一步提高
传统医疗卫生机构档案管理人员综合素质有待进一步提升,部分档案管理人员缺乏专业管理能力与技能,或是“身兼数职”,或是从其他岗位上转行而来,真正档案专业的人才少之又少。再加上医疗卫生部门领导阶层不重视,在职档案工作人员缺乏专业进修培训,导致其专业水平偏低。
(二)对档案管理信息化建设认识不到位
受传统管理理念的影响,大部分医院对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低,严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。
目前来说,医院档案信息化建设方向不明确,缺乏统一的管理准则与协调制度,缺乏合理、完善的管理制度。档案结构简单、资料标准不一,各项工作的开展缺乏制度支持,导致档案信息化工作“无章可循”。
(一)全面提高档案管理人员综合素质
医疗卫生机构要想实现档案管理信息化建设这一目标,必须加强对档案工作人员的教育与培训力度,全面提高档案管理人员综合素质。在档案信息化发展的新形势下,医疗卫生机构必须通过专门培训、教育,持续提高工作人员业务技能与科技知识掌握程度,进一步优化档案工作人员素质结构,更好地为信息化建设服务。第一,加强档案工作人员信息技术培训力度,通过专业技术培训提高工作人员信息化处理能力、网络安全维护能力以及电子档案管理技能。第二,加强档案工作人员对相关政策法规、行业标准的学习,加深工作人员对档案信息化建设的了解与认识程度。第三,进一步提高档案管理人员的风险判断能力与风险防御能力,不断提升工作人员的职业素养。第四,增强档案管理人员的安全意识,避免个人信息资源的泄露。第五,完善档案部门工作考评机制。直接将档案工作人员考评结果与其薪酬、职业晋升相挂钩,通过多种激励性措施,建立一支高效、全能、优质的人才队伍,更好地推动档案管理信息化建设顺利开展。
(二)正确认识档案信息化的重要性
科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革,因此,医疗卫生机构领导、档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时代发展变化。医疗卫生机构领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将医疗档案管理积极纳入医院整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。
(三)完善档案管理制度
完善档案管理规章制度,使各项工作开展有章可循。医疗卫生机构档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制,加大信息化建设管理规章的建设力度,使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强医院各部门之间的联系与配合,通过完善的档案共享网络,进一步实现医院档案规范化运作,及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理,统一病历档案与治疗档案,建立合理、科学的医疗服务平台,保证医患之间的正常交流,加快诊疗进度。完善档案管理工作规程,进一步规范档案管理具体行为,在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下,积极推动医疗卫生单位信息化建设顺利、健康、高效发展。
(四)加强信息化管理软硬件支持
档案管理信息化是医疗卫生机构信息化发展过程中的关键步骤,因此,医疗机构管理阶层必须给予足够重视与支持,积极创造条件加大信息化建设投入力度。加大档案管理硬件环境建设力度,加大软件系统开发力度,建立完善的档案数据管理平台,通过软硬件系统的支持,促进档案管理信息化建设顺利开展。与此同时,医疗卫生机构还应加强档案资源建设力度,通过多种载体、多种途径丰富档案资源,以加快医疗卫生机构档案信息化建设的整体步伐。另外,加强医疗卫生机构不同科室之间的内网连接,有效提高信息共享程度,进而提高档案利用率。
(五)整体统筹医疗卫生机构档案信息化建设工作
医疗卫生机构档案信息化建设属于一项长期性、系统性任务,因此,医疗卫生机构必须将档案信息化建设与自身战略发展目标相结合。医疗卫生机构领导阶层必须将档案信息化建设纳入医院整体规划中来,有步骤、有计划、有重点的分步实施,制定档案信息化建设总体目标、分步目标,预防档案信息化建设工作出现“形式主义”等问题,将各项工作落到实处,真正促进医疗卫生机构档案信息化建设工作的顺利开展。另外,随着网络化、办公自动化等发展,医疗卫生机构发展过程中出现了大量的电子文件,这些电子文件主要包括多媒体文件、文本文件、影像文件以及图像文件等。因此,必须加强医疗卫生机构电子文件归档管理、纸质档案数字化管理。电子文件资源属于医疗卫生机构档案信息管理的重要资料来源,必须严格按照相关标准要求进行编辑、整理。纸质档案一式三份,一份供查阅使用,一份供异地保存使用,一份用来封存保管。
综上所述,在信息化时代背景下,积极加大医疗卫生单位信息化建设力度,是档案部门跨越式发展的重要途径,是医疗卫生单位健康、顺利发展的前提。医疗卫生机构必须立足于档案信息化建设的问题所在,并针对性提出解决对策,以期全面推动档案管理信息化建设的高效发展。
[1]边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药,2012(02).
[2]生国栋,丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程,2014(06).
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务,2014(03).
[4]李鑫.医院档案管理实现信息化建设的优越性[J].德州学院学报,2014(06).
[5]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界,2014(11).
医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关
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当前,信息技术发展空前迅速,信息化已全面融入到医院档案管理工作中,并且发挥着巨大的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于信息化视角对档案管理的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]伴随着信息技术的更新与发展,以及远程联网的广泛应用,当前,已经基本实现了档案信息管理的远程传输与社会共享体系。在网络信息技术不断进步的时代里,我们应当从根本上改变传统的档案资源管理观念,与时俱进,运用创新思维,加快档案资源管理的信息化建设,提升档案资源管理的现代化水平,因此,本文从实现档案资源管理信息化的重要性入手,对档案资源管理理念创新视角下的档案资源管理信息化策略进行研究。
随着高速、大容量档案影像管理系统的广泛应用,档案资源管理的专业化、信息化建设迫在眉睫,为了能够对档案进行长期的管理与保存,并能够在需要的时候及时进行查询,实现档案资源管理的信息化建设还能够有效的节省档案存放空间,提升档案资源管理的工作效率,档案资源管理工作应当及时创新管理理念,制定明确的新时期档案资源管理发展目标,在充分运用网络信息技术、远程通信及信息技术的基础上,实现档案资源管理的信息化,提升档案资源管理工作质量,因此,本文对档案资源管理理念创新视角下的档案信息化建设具有重要的现实意义。
随着信息化时代的发展与进步,档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加,信息种类也逐渐向多样化发展,传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应,不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求,所以,实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的,是档案资源管理发展的必然方向,作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点:
网络,建立起档案信息与其他信息系统之间的互联,并以此为基础实现档案资源共享,有效的提升了档案资料的利用率;再次,使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天,对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多,为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式,使档案资源管理更加便捷与快速,而且在电子设备的辅助下,无形之中增加了档案资料的保存时间,有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况,保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后,加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中,由于受到传输方式及传递距离等方面的影响,面临着传递过程的安全问题与传递速度问题,但是,在实现了档案资源管理信息化之后,便可以快速的实现远距离的安全传输。
(一)最好档案资源管理基础工作,创建信息化实施条件
档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持,因此,我们应当首先做好相关的基础性工作,作者认为具体应当包括以下四方面的内容。
等提升管理人员的综合素质与能力水平,例如,通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想,并提升档案资源管理工作的整体水平;最后,加强档案资源管理的信息化意识,首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作,只有领导重视,才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识,在领导的支持与鼓励下,从根本上转变对档案资源管理信息化意识,积极主动的掌握各种信息化技术。
(二)增强信息安全意识,强化档案资源管理信息化安全
档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键,随着网络技术的不断进步,网络时代背景下的档案资源管理信息化,更好提升安全管理意识,做好安全管理工作,切实落实各项安全管理的措施,避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏,计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在,再加上,有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施,防止网络病毒的侵袭,最终形成档案资源管理安全隐患。所以,档案资源管理的信息化建设过程中,切忌盲目的使用网络技术,要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件,及时更新计算机病毒库,有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击,与此同时,档案部门还要及时对档案数据进行备份,加强身份验证、专机专用等安全管理措施,使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。
(三)优化档案资源管理流程,提高档案资源管理效率
档案资源管理人员要树立一种开拓进取,勇于创新的精神,在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中,主动探索与创新,寻找新的方法与思路,从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新,不断优化档案资源管理流程。首先,在档案的收集与鉴定环节,要努力完善电子文档归档制度,最大限度的实现电子文件归档的完整,使其发挥最大价值,严格遵守各项标准化归档操作规范,不断完善自身归档工作;其次,在保存档案的过程中,不仅要通过电子档案进行保存,还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助,此外,还要注意档案的定期备份,避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后,在档案的实际利用环节,需要加强其服务方式的创新,采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理,同时也为使用者提供了多种方式的检索服务,对于档案利用效率的提升具有重要意义。
2.4加强档案资源管理方式与技术的创新,满足档案信息化需求
随着信息化社会的深入发展,档案资源管理工作人员也应当与时俱进,积极学习各种先进的管理理念,加强档案资源管理方式与技术的创新,从而更好的适应档案信息化发展。首先,档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量,又要保障馆藏内容的丰富多样性,对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次,在提升相关人员综合素质的基础上,对其加强信息技术方面的教育与培训,使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识,还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握,具备档案信息分析、服务与应用等多种能力,从而满足档案资源管理信息化的实际需求。
档案实际上是一种十分重要的信息资源,在这其中包含了各种珍贵的经验,传统的档案资源管理方式与当今高速发展的信息化水平已经不相适应,因此,我们应当仅仅抓住时代给予档案资源管理工作的重要机遇,转变传统的管理理念,在管理技术、管理方式等诸多方面不断创新,努力推进档案信息化建设,实现档案价值与作用的最大化。
基于信息化视角对档案管理的思考相关
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近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大,地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分,在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素,因此,建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于地铁档案管理建设信息化的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]在信息技术时代,档案管理工作发生了本质性转变,基于信息化建设的推进,让档案管理步入了发展的新阶段。本文阐述了地铁建设项目档案信息化建设的途径,以及专业人才队伍建设,并在此基础之上,论述了完善地铁建设项目电子文件的控制策略。本文旨在强化对地铁档案管理建设信息化的认识,并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料,推动地铁档案管理建设信息化进程。
随着我国社会的不断发展,城市现代化步伐加速,地铁建设成为大型城市发展的重要内容,如雨后春笋般的地铁建设,强调地铁建设项目档案信息化建设管理的重要性。一方面,在信息网络时代,档案管理部门需要积极推进建设项目档案管理的信息化,以提高档案管理的有效性,更好服务地铁服务经济的发展;另一方面,档案信息化是新时期档案管理事业发展的必然需求,也是推动档案管理现代化建设的重要举措。依托档案管理信息化,提高了地铁建设项目档案信息化的效率和效果。那么,如何实现地铁档案管理建设信息化呢?这不仅强调档案管理制度的建设与完善,而且需要抓好人才队伍建设,夯实地铁档案管理信息化建设的基础,推动地铁档案管理建设信息化进程。
档案管理信息化建设,是档案管理面临未来发展的必然选择,也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键,在于如何制定并完善相关的制度标准,、实现电子文件与纸质文件同步管理,并强化电子文件的监督管理,确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么,具体而言,地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手:
(一)制定并完善相关制度标准,夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理,需要严格依据国家的法律法规进行。一方面,在文件材料的归档方面,项目建设管理部门应建立完善的归档制度,对项目建设过程中具有保存价值的文件,严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》,制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面,基于完善的电子档案管理制度,进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责,确保电子档案信息化管理的有效性。对此,首先,建设项目单位的档案管理部门,对于电子文件的归档管理,应充分基于电子文件管理系统;其次,在参建单位的合同之中,对于建设项目应明确归档的相关要求,规范并确保归档管理行为;再次,对于建设项目归档要求范围之内的文件,一旦形成电子文件,则需要进行归档标识,确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)
(二)纸质文件与电子文件同步管理,提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是,纸质档案与电子档案各有优缺点,在地铁建设项目档案信息化管理的过程中,实现纸质文件与电子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在档案数据录入的过程中,各部门录入的规范化与标准化,强调并需要两者同步管理的推进;其次,为确保归档电子文件的完整性、真实性,相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次,建设项目中所形成的纸质文件,通过对其完整性的核对滞后,需要及时的进行归档处理,并进行扫描录入,完成电子档案信息的建立,保存至档案数据库之中。
(三)强化电子文件的监督管理,狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程,强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实,以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础,在监督管理的过程中,需要落实三方面工作:①在档案管理信息化的过程中,档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控,而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性,在归档交移的过程中,需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言,其具有易更改、易消失等特点,对于地铁建设项目档案管理,应将其纳入管理系统之中,做到统筹规划,提高档案信息管理的有效性。与此同时,为强化档案管理,相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题,及时进行分析与解决,并将科学有效的工作经验或方法,在实际工作中进行推广。
档案管理具有特殊性,从法律角度,档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以,档案管理人员需要具备良好的综合素质,方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现,对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中,主要是内容信息数字化、文档处理一体化,与传统纸质管理存在本质区别。对此,首先,为运用好科学技术,提高档案管理效率,应建立一支专业人才队伍,切实做好档案管理人员的培训教育工作,尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面,要提高档案管理人员的技术水平;其次,加大人才引进力度,充实档案管理队伍,为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中,势必存在诸多的问题,这些问题的有效处理,需要广大的专业人才;再次,强化管理人员的法律知识,提高职业道德与职业素养,在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中,档案管理部门既要迎接挑战,又要在挑战中不断地创新,实现地铁档案管理信息化。这些,都需要档案管理人才队伍的建设,强化档案人员的信息能力,不仅满足当前档案管理工作的需求,也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设,具有十分显著的现实意义。
当前,地铁建设项目电子文件的控制,是一项复杂而细致的工作,强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中,不仅需要强化工作的有效落实,而且需要基于法律法规,确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言,需要对地铁建设项目有所了解,如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来,不仅有助于档案管理人员开展工作,而且有针对性的提高档案管理的有效性,确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定,对于建设项目电子文档的归档,要明确其做法。此外,在电子文件的控制过程中,应强化与其他相关部门的沟通。如,通过与质监部门的沟通,确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
三是基于现行法律法规,制定相关的措施。如严格依据《档案法》,制定档案管理措施,确保档案管理工作的的有效开展,强化电子档案信息的安全。此外,不断地优化电子档案管理技术,调整档案管理信息化建设进程。
总之,在改革开放不断深入的大背景之下,地铁建设的推进是我国城市现代化发展的重要体现。在地铁建设项目工程中,项目建设档案管理是重要的组成部分。当前,计算机网络技术快速发展,依托现代技术的档案管理工作,更加强调地铁档案管理建设信息化的重要性与必要性。对此,在新的历史时期,地铁档案管理一是要与时俱进,大胆创新,为信息化建设夯实基础;二是要充分利用现有资源,为档案管理建设信息化创造条件,提高档案工作在现实中的有效性。
关于地铁档案管理建设信息化的思考相关
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档案作为人类社会活动的原始记录,是一个国家和民族历史文化遗产的重要组成部分,。以下是读文网小编为大家精心准备的:全面推进档案文化建设的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘要]近年来,随着社会发展速度的加快,档案作为历史记录受到人们越来越多的关注。特别是在当前文化强国战略的建设环境下,档案文化建设取得了较快的进展。档案文化作为一种原始文化,是传承文明和延续民族灵魂的重要载体,所以在档案文化建设工作中,需要对档案文化有一个深入的认识,明确档案文化建设的重要意义,从多个方面对全面推进档案文化建设提出具体的措施,以确保档案文化建设的创新,使档案能够更好的为社会发展提供优质的服务。
档案是在社会活动中的形成的真实记录,而档案文化是在特定的历史性的社会环境和语境下形成的与档案有关的实物、文本、方式、制度和理念,同时借助一定的技术和工具所进行的档案文化实践活动也是档案文化的一种。档案文化属于一种基础文化,与其他文化存在着一定的区别但也有着紧密的联系,通过对档案的利用,才能创造出优秀的文学和艺术作品,才能够推动各类文化的繁荣和发展。可以说档案文化是一种记忆文化和原始文化,是构成各类文化的基础,也是各类文化得以繁荣发展的重要保障。
通过对人类社会活动的真实记录形成档案,可以说档案是人类社会进步的重要阶梯,而档案文化属于一种基础性文化,其具有强大的生命力和凝聚力,对于档案工作品位的提升具有极为重要的意义,有利于更好的推动档案事业的健康发展。通过档案文化建设,可以更好的抓住档案工作中的机遇,迎接档案工作中的各种挑战,更好的与当前社会经济的形势相适应,实现档案事业的跨越性发展。而且档案文化建设还惠及到民生,有利于加快推动中华文化的全球化发展,有利于历史文化的延续,对于社会和经济的发展及进步具有极为重要的意义。
(一)加强领导,深化认识
全面推进档案文化建设,需要加强对档案工作的领导,健全档案文化建设的各级领导组织,同时建立科学的档案文化建设工作机制,这样就在档案文化建设工作中有了导向和核心。同时在各级党委和政策文化建设规划中,需要将档案文化建设纳入其重要日程上来,加大各地档案馆基础设施的建设,特别是对于一些经济欠发达地区,需要加大扶持力度,确保建设一批有特色的综合档案馆,更好的为当地的经济和社会发展服务。在推动档案文化建设工作中,需要利用先进的理念作为行动的引导,加强调研等专题活动,进一步加深对档案工作的认识,这样有利于更好的挖掘出文化的底蕴。同时还需要深入基层做好调研工作,听取各种有建设性的意见了,扎扎实实的做好档案文化建设的推进工作,确保档案文化建设的顺利开展。
(二)做好接收征集工作
档案文化建设需要具有特色的档案资源,这样才能更好的开发出具有利用价值的档案文化产品。档案文化作为记忆文化,需要主动进行收集和捕捉,即做好档案的接收工作,不仅需要接收档案馆接收范围内的档案,同时还要接收民生档案资源,更深入的对地方资源进行挖掘,从而打造出具有特色的、多元化的馆藏结构的档案馆。
(三)加大宣传力度,调动多方力量
继续发挥广播、电视、报纸等传统媒体的优势;加强档案网站、档案博客、档案微博等新兴媒体的拓展;开设档案文化讲座和论坛;举办档案展览;开展文化下乡、档案馆日活动;分发档案宣传册等,力求宣传形式多样,内容丰富。
档案文化建设是个庞大的系统工程,必须充分发挥政府的主导作用,同时联合相关管理部门及民间组织,形成“政府主导、社会参与”的良好局面。因此,积极组织发动社会有志之士参与档案文化建设,建立与民间组织及个人共建共享档案资源的长效机制;搞好与电视台、报社、文广局等相关单位的密切协作关系,争取更多的资金和人力物力的支持;建立与博物馆、图书馆、纪念馆等文化单位协调工作初制,实现档案信息资源整合共享与优势互补。
(四)开发档案文化产品与服务
档案文化建设需要满足公众不同的文化消费需求,应以社会和市场需求为导向,寻找档案开发工作与市场经济的切人点与结合点,在创造出优质档案文化精品的同时,做好档案服务工作的深度开发,积极拓展新型文化产品和服务。
文化品牌的塑造必须以自身所拥有的特色资源为核心进行定位,深入挖掘历史文化资源,积极寻找城市最具有代表性、最富有知名度的历史人物或事件。
(五)提升档案馆文化形象
档案馆建筑是档案文化的外在形象,其建筑与布局要突出浓厚的文化底蕴。人们在得到档案服务的同时,应能充分领略深厚的文化气息,享受档案文化的独特魅力。目前,全国各地纷纷加快了新馆建设,我们应以新馆建设为契机,做好档案形象标识的征集和设计工作。―个庄重、简洁且富有创意的标志,加上富于文化品位与格调的环境,既能提升档案服务机构的文化品位,又能营造档案工作环境的文化氛围。
(六)拓展档案利用服务
实施档案文化建设,应树立“以人为本”的服务理念,逐步提升档案服务能力,不断拓展服务功能。为此,我们要全面整合民生档案,加快推进档案信息化建设,深化档案公开工作,深入开展民生领域建档服务工作,着实提升服务能力。此外,通过完善利用制度、简化利用手续、实现网络服务等途径,千方百计为人民群众提供优质、高效、便捷的服务。
档案文化建设并不是一朝一夕就能完成的,其是一个循序渐近的过程中,单单依靠档案部门自己的努力是不够的,需要全社会共同的参与与支持。在当前国家文化强国战略实施过程中,档案文化建设需要紧紧抓住这一有利时机,解放思想,以求真务实的工作态度和创新的精神不断的加快档案文化工作的变革,充分利用当前社会文化繁荣发展这一契机,采取积极的举措投入到大文化建设中去,从而不断的提高档案文化的社会影响力,加快推动档案文化建设的步伐。
全面推进档案文化建设的探讨相关
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】随着我国经济社会的不断发展,正呈现出向现代化进军的趋势。当前,我国的管理领域尤其是档案管理的信息化已经发展成为一种必然的趋势。本文就档案信息化建设的必然性与重要性展开详细的论述,并在此基础上对工程档案管理的现状以及管理过程中出现的问题做一全面的探讨,同时就不断提高和完善工程档案管理水平给出几点建议。
档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息,是一切管理者进行决策和预测的重要前提,完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据,档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言,不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义,直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前,我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势,正在逐步实现档案管理的信息化建设,向成熟的方向发展,信息化背景下做好档案管理工作意义重大。
档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中,但是对其还没有形成一个全面的认知和了解,我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲,所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合,从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体,为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单,是指单纯的对档案本身进行信息化处理,实现档案自身内容的信息化,二者相比,广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展,更具实用性和科学性,当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息,显而易见,其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理,实现档案信息与其他信息的有机统一,从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲,广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用,狭义的档案信息化,就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。
(一)不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解
档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素,档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣,在实现档案管理信息化建设的过程中,我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说,他们是档案信息化建设的基本力量,是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败,而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的,我们必须要做足档案管理人员的工作,我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识,让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识,逐步培养他们的责任感和使命感,让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命,一种责任去面对,只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。
(二)强化基础设施,引进高新技术,逐步提高档案信息管理水平
除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外,我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力,这些都属于主观上的因素,在充分保证主观因素的前提下,客观因素的影响也不容忽视,即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此,我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建,努力向新型的数字化档案馆方向发展,通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理,将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中,为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础,不断地强化数据库建设,逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上,还要注重强化对档案目录数据库的建设,从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。
通过以上的分析,我们对一般档案管理信息化的涵义、实现途径有了一个基本的认识,在接下来的讨论中,我们将在前面研究的基础上结合我国工程档案管理的特点,对我国工程档案管理的发展进行分析和探讨。我们首先必须明确工程档案的形成过程,这样有助于我们理解工程档案的独有的特点。其实工程建设的施工过程就是工程档案形成的过程,而正是这种内在的关系的存在,决定了工程档案在形成过程中的长期性和复杂性,这对档案管理人员提出了更高的要求。因此,我们应该建立多层次、多渠道的档案管理人员培训制度和考核制度,注重制度的实效性和可行性,加强对档案管理人员的培训和监督力度,不断地提高档案管理人员的专业素养,注重其解决问题的综合能力的提高。
经济社会的快速发展加剧了我国企业之间的竞争,对于我国的工程类的企业而言,工程质量的高低直接关系到企业在竞争过程当中所处的地位。不断提高工程企业的管理水平对于保证工程企业的工程质量有着重要的作用。企业档案管理是企业管理过程当中一个关键的环节,我们必须要做好工程企业的档案管理工作,不断地进行尝试和创新,不断提高我国工程企业档案管理水平,以期为工程建设更好的服务。
浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关
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文书档案是高校档案中的重要组成部分,是高校行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。当前部分高校文书档案管理工作不容乐观。以下是读文网小编为大家精心准备的:文书档案信息化管理存在的问题与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理。
[关键词] 文书档案;管理;问题;对策
(一)办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。
(二)电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。
(三)提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术,可直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和及时性。
(四)文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
(一)对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才奇缺,大部分档案人员信息技术水平偏低,尽管单位引进了现代化设备,但不能充分发挥作用,根本谈不上实现档案管理信息化。
(二)电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,而且网上窃密技术不断发展,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
(一)提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明,只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源。
(二)信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。
文书档案信息化管理存在的问题与对策相关
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随着我国建筑业和基础建设管理体制的不断深化,建筑业的生产方式和组织机构发生了深刻的变化,以工程项目管理为核心的企业生产经营管理机制已经形成,工程项目成本管理与控制是工程项目管理的中心内容,研究项目成本管理对完善投资体制改革、加速建筑业向国际先进水平有重要的现实意义。以下是读文网小编为大家精心准备的:项目成本管理分析与探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:本文针对具体工程介绍项目成本管理全过程,从项目成本预测和计划、成本控制、成本分析等环节进行说明,总结项目成本管理方面得与失,提出公司各部门要介入项目成本管理并给予指导和监督,对于项目成本管理要建立长期有效制度具有重要意义。
关键词:成本管理 成本预测 成本控制
通过体制改革和管理创新,以合同管理为纽带,以成本管理为主线,有效地控制项目施工成本,为企业经营发展奠定良好基础,实现施工项目管理向集约化、制度化和科学化的转变。
项目投标结果确定,项目部组织人员进行项目前期准备工作,开始组织进场搭建临时设施,进行项目成本预测和成本计划编制。根据项目“边设计、边审批、边施工”特点,预测项目造价和成本变化会很大,许多未能确定分部分项工程如屋面结构及面层材料,外立面幕墙形式和材质,悬空球体结构形式和材质,内装饰要求等对工程造价和成本将有非常大影响。
劳务分包单位必须具备相关资历和丰富的施工经验,并且具有良好的行业信誉,以降低质量成本支出。在签订分包合同时详细、严谨、明确,在实际执行中进行月度考核评比,针对发现的问题进行及时整改。将一些低值易耗、中小型工具和零星材料采取包干办法由劳务分包控制,同时签订材料定额消耗奖罚制度,有利用项目管理工作开展又避免损失浪费。
施工机械配备受现场条件、工期、质量、施工方案、工程特征等诸多因素的影响,因定额中机械费是综合考虑的,不会因上述条件的变化而相应调整,因此需要公司专业部门和人员对机械的性能、配备情况综合管理,在满足工期、质量的前提下,力求配备合理,在施工过程中注意提高机械设备的利用率和完好率。材料成本控制一般涉及材料采购费用、购置成本和材料消耗成本三个方面,主要受采购费用、单价和数量三因素影响。材料成本各个环节要重点控制。
幕墙、屋面、球体、内装饰等专业分包工程控制,秉承“量入为出”的基本要求,预先设定责任成本标底,运用招标的形式,对三家以上的分包商进行筛选,最终选定资质高、信誉好、成本最合理的分包单位。在分包工程结算环节,必须按合同办事,由各专业工程师和相关职能部门检验分项工程施工成果,再由商务部门基于实际完成工作量结算工程款。
项目经理部在成本管理中同建设单位按照合同约定内容,加大索赔力度。技术部从甲方收到设计变更后,在洽商变更接受签字前,首先由项目商务部进行审理、核算,为此商务部专门设计一个洽商变更单,内有洽商编号,简单项目编号,索赔金额,经审定后,由商务部负责人在表上签字,技术部才能接洽商。增加各部门责任感,对索赔费用心中有数,为竣工决算工作打好了基础。
人工费控制,对人工费结算实行包干,按合同条款严格执行,决不再发生合同内零用工。对每月人工费结算进行审核,对不合理项目找当事人进行核算,不该发生费用坚决不能支付。正式工程劳务费结算,取消过去零散任务单形式,按照施工预算建筑面积一次同施工劳务队结算,避免工程量重复计取现象,充分体现劳务合同严肃性。
机械费控制,在机械使用方面,开工前经理部组织有关人员对机械的配量进行了预测,制定了合理方案,这样即保证了施工生产的需要,又避免了大马拉小车,使用不配套的浪费现象,对中小型机械设专人管理,建立调拨制度,增强了使用者的责任心,提高了机械完好率和使用率,整个工程机械费成本大大降低。
质量成本控制,质量成本是指为保证和提高产品质量而发生一切费用及为达到质量标准而产生一切损失费用,如何寻求质量成本和工程成本最佳结合,难度较大。在项目经理领导下建成质量进度控制系统,对影响质量和进度因素进行分析和预测,对主要因素进行重点控制。
其他费用控制,项目其它费用开支要严格控制在目标成本确定范围内,由项目经理确定项目各职能部门费用指标,对弹性比例较大办公、差旅、招待、车辆等费用,建立完善管理制度,定期分析检查执行情况,奖罚分明。
成本分析重要目的就是要找出引起成本偏差原因,采取有针对性措施减少或避免相同原因再次发生。在进行成本偏差原因分析时应当将已经导致和即将导致偏差各种原因列举。导致建筑项目产生成本偏差原因有一定的共性,项目部通过对以往工程项目成本偏差原因分析进行归纳、总结。
项目经理部制订完善成本计划并在施工中严格实行成本控制,在基础工程完工后,对基础工程进行成本分析时密切关注市场材料以及社会环境等各方面变化,后续工程施工时采取措施对出现成本偏差进行预控。在施工高峰期,限制采砂导致砂石料和商品砼涨价,其中砂料从50元/吨涨到100元/吨,石料从38元/吨涨到75元/吨,C30商品从砼300元/立方涨到350元/立方。
上涨过程中跟踪分析,判断可能会持续走高,果断决定根据现场用量选择较大供应商谈判,尽量减少价格损失。商品砼供应商因为签订是闭口合同,所以原则上不调差,但实施中由于供应跟不上,为确保工期,经过商谈对于涨价部分调整40%,即每立方调高20元。对于业主和审计单位,要求砂石料和商品砼按实调整,由于信息价一般滞后2个月左右,及时发函送给各方作为价格调整开始依据。由于专业分包工程额度较大,所以总包牵头主持专业分包招标非常重要,通过招标文件编制将总包合同价格和条款风险下移。由于该项目是总投资控制,在选定投标技术方案时会同业主、监理、设计共同审核并提出合理化建议,将一些较高项目造价降低,自行完成项目价格调整预留出空间。
4.1 改革原有成本管理体制 公司管理层对传统的施工项目成本管理模式中存在问题进行分析研究,在原有成本管理模式上大刀阔斧进行整改,创新建设了一整套工程项目成本管理体制。公司负责一切经营管理活动,比如人事管理、合同管理、材料采购、资金管理、目标管理、成本管理等,全方位、多角度监控施工项目的一切进展情况。在项目中公司集中采购钢材等大宗材料,经过与小批量采购价格对比,集中采购为项目节约采购费用约100万元。
4.2 建立有效成本管理运行和考核机制 公司要求各职能部门和项目经理部通过划定的岗位职责全程督导,分层管理。此外,公司还将施工项目成本管理纳入了合同管理的范畴,由合约部落实成本控制任务,由总经理全程指挥和监督,资源计划和分配责任由其它职能部门负责;项目经理按照合同要求下达成本计划,并配合完成成本控制任务;进一步完善现行成本管理规章制度,推行成本管理责任制,对各职能部门的成本管理活动实行审计和监督,发现问题立即纠正。
4.3 加强工程款回收管理 在项目进程中业主工程款支付有几个先决条件:质量合格是工程支付必要条件,支付以工程量为基础,计量必须以质量合格为前提。项目部对工程质量以优良为目标,做精品工程;工程批量必须由监理审批,索赔项目严格按照有关规定执行;项目经理部正是严格按照前述要求开展工作,项目经理主抓工程款回收,每周召开由专业责任师、各部门主管参加经营会议,从合同管理出发将合同作为开展项目管理和工程费用回收主要依据,也是项目部维护合法利益准绳,各部门汇报上周布置工作完成情况及针对施工及部门管理中存在各种问题进行探讨、沟通、使各项问题积极得到解决和控制,为保证资金按时到位打下坚实基础。
本文从项目成本管理入手,介绍项目成本管理全过程,从成本预测和计划、成本控制、成本分析等环节进行说明,对于成本管理重点进行剖析,总结项目成本管理方面得与失,提出公司各部门要介入项目成本管理并给予指导和监督,对于项目成本管理要建立长期有效制度。
项目成本管理分析与探讨相关
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档案信息化建设是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势,电子政务发展给档案信息化建设带来了良好机遇下面是读文网小编为大家整理的档案信息化建设论文,供大家参考。
一、健全规章制度,规范档案信息化管理
规范化、制度化是进行文化艺术档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量文化艺术档案管理现代化水平的一个重要标志。文化艺术档案信息化法规、制度是指推动文化艺术档案信息化发展、规范文化艺术档案信息建设的各类法律、法规、规章、规范性文件等。没有这些法规及制度,就有可能在信息化建设中产生诸多问题,如文化艺术档案信息版权问题、文化艺术档案知识产权问题等,影响到文化艺术档案信息化进程的实现。文化艺术单位在进行文化艺术档案信息化建设时,应该按照国家档案信息化建设的规章,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理规章体系,并在实践中不断加以完善。要根据不同文化艺术门类和载体的具体情况,制定和完善文化艺术档案信息化建设的原则、方法、范围和要求,建立健全文化艺术档案数字化、网站运行、数据库管理等各项规章制度,真正实现文化艺术档案信息化的规范化、制度化。
二、建立目录数据库,为实现档案信息化管理奠定基础
加快建立文化艺术档案目录数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源奠定良好的基础。在建设文化艺术档案目录数据库的过程中,要加强对相关标准和规范的制定与完善,积极开展文化艺术档案数据库著录标准研究,逐步建立统一、规范的文化艺术档案数据管理标准体系,以实现文化艺术档案资源的共享。档案目录数据库,要既符合国家的标准,又要有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等做出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。要实现文化艺术档案信息化管理,首先要把档案目录册或目录电子文件建立成为目录数据库,便于文化艺术档案目录的检索和查阅。案卷级目录要实现机检,重要全宗档案要逐步实现文件级目录机检。
三、利用先进技术手段,加快传统档案数字化进程
所谓传统文化艺术档案的数字化主要是指纸质档案、图片档案、声像档案等的数字化。借助扫描仪、数码相像、声卡等手段,实现实体档案向数字档案的转换,也称原子档案向比特档案的转换。其实质是信息形式的转变,是将现实世界中的记录于各载体的图、文、音、像等艺术档案信息转化为可在网络中存储、处理和传递的数字化信息。这一过程就是数字化。要加强纸质文化艺术档案数字化建设,采用文化艺术档案管理软件等现代化手段对文化艺术档案目录进行著录,对珍贵文化艺术档案进行原文加挂或数字化处理,建设文化艺术档案数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源,实现文化艺术档案信息资源共享提供方便。
四、加强人才建设,提高档案信息化管理人员的素质
加强文化艺术档案信息化建设,必须加强文化艺术档案工作人员队伍建设,尽快提升文化艺术档案信息化管理人员的综合素质。文化艺术档案信息化管理人才是所有具有信息化专门知识和专业技能,能够以创造性劳动为文化艺术档案信息化建设做出贡献者,具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。文化艺术档案信息化管理人才是推动文化艺术档案信息化的动力,是文化艺术档案信息化建设的宝贵资源。文化艺术档案信息化管理人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使文化艺术档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,以更好地适应文化艺术档案信息化建设发展的需要。
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐,因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力,很早就开展这项工作,而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作,但是对于很多县级广播电视机构,很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说,地方档案信息化水平比较低,软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个,纳入了很多先进设备,但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
(一)提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此,做好这项工作,首先应该注重引进高素质人才,引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中,要选择那些负责任、有担当的同志,要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次,要加强培训内部的队伍,注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作,从理论基础出发,结合工作的实际情况,找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时,要扩大他们的知识面,加快他们知识更新的速度,达到提高自身素质的目的,推动工作人员综合素质全面发展。
(二)加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金,需要提供必要的硬软件设备。因此,在开展广播电视档案信息化管理工作中,要做好财政预算工作,从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作,合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作,比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作,将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中,从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时,在对现有的专题、新闻进行整理时,要分门别类,做好整理工作,从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
(三)制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系,有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范,缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题,急需制定一套标准体系,从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之,广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作,需要认真分析目前工作中存在的问题,找出问题原因。因此,在今后工作中,要加大资金的投入,提高信息管理人员的素质和技能,同时也要制定一套合理的规范体系,推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
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随着市场经济的繁荣发展,建筑行业发展迅速,项目规模不断扩大。对于建筑企业来说,档案管理工作是项目验收的重要依据,也是企业进行科学决策的保障,建设项目档案管理工作对于企业规模化发展有着极为重要的作用和意义。下面是读文网小编为大家整理的建设项目档案管理论文,供大家参考。
1电力工程建设项目档案的超前控制管理方法
超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段,按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护,可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料,保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容:
1.1明确职责,考核措施到位
工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分,而从目前工程档案管理现状来看,不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象,认为工程管理部门只负责工程的建设,至于工程档案则是档案部门的职责。因此,工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作,对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接,工程竣工后3个月内,将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导,按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查,工程竣工后,对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标,层层加以落实严格考核,是实现超前控制管理的前提条件,也是提高工程档案管理水平的重要保证。
1.2完善管理流程,推进工程档案管理规范化
使用流程控制管理是提高管理效率的捷径,也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时,要把握好以下几个关键环节:
①工程立项后,工程管理部门应及时告知档案部门,并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况,而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在,致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作,超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况,档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导,从而实现超前控制管理。
②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时,应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年,电力企业积极推行依法治企,企业依法经营、依法管理的水平有所提高,基建工程中各类合同的签订都趋于规范化,但就合同内容而言,缺乏对工程档案方面的约定,使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定:在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此,工程管理部门在签订合同时,明确要预留部分资金,对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门,应由档案部门在验收表上签署结论和意见,由财务部门进行决算,否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用,以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础,是实现超前控制的有力保障。
③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员),随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查,对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导,出具审查报告,如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现,也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度,可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段,每一阶段结束后,档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查,及时掌握工程档案收集和整理情况,起到督促和指导作用。
1.3加强过程控制,力求档案收集的完整性和准确性
在档案的收集过程中,无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题,即归档资料的界定。按档案管理要求,应建立项目档案技术交底制度,要求施工人员注意文件的形成与积累,是保证建设项目原始记录真实、可靠,保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容:
①档案部门参加各项工程交底工作,了解工程建设的程序和文件形成的内容,做到主动管理。
②档案人员采取培训和会议形式,对各参建单位人员进行档案管理交底,目的是使施工人员提高档案收集意识,让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求,配合档案人员做好工作。因此,建立档案技术交底制度,使其标准化、实用化,更好地服务于档案的超前控制管理。
1.4加强沟通,促进部门之间团结协作
档案人员要与工程管理、技术人员密切配合,工程项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作,可以说,一组完整、准确、系统的项目档案,是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体,档案人员要利用一切机会,对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义,讲解档案归档的要求和目的,以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合;并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等,使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作,才能实现超前控制,进而促进工程档案管理水平的提升。
2结语
超前控制管理有利于工程档案完整率、准确率和归档率指标的提升,有利于规范管理流程,提高管理效率,适合当前工程档案管理的需要,能够促进档案事业的快速发展。
摘要:随着现代化建设的不断推进,水利工程建设的地位越来越重要,对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中,对水利工程的项目建设管理是一个关键环节,项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题,这些问题有人员和非人员两方面的因素。
关键词:水利工程;档案管理;监督管理
1目前水利工程建设项目档案管理中存在的问题
1.1水利工程项目档案的信息收集问题
水利工程工作量巨大,涉及的问题多,范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况,利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中,并没有亲自进行信息收集,也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验,也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集,信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况,但是在现实操作中,这点做得很不到位,很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期,完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。
1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高
由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视,导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视,这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工,他们都没有专业的进行档案管理的知识,甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识,就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理,导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识,没有主动去收集资料和主动解决问题的意识,使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。
1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法
随着科学技术的发展,各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中,水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术,但是在对项目档案的管理问题上,信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法,采用人员手工填制的方法进行档案增加,在进行查阅时需要人工检索,将档案都统一放置在档案室里,不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法,这使得大量的时间和精力被浪费,对保证信息的准确性和及时性也十分不利。
1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善
项目档案管理制度不完善会导致很多问题,没有统一严格的制度标准,信息资料登记的不完善全面,使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容,也会使档案的重点模糊,不能反映真实的情况。没有制度的约束,使得各部门之间的关联性不大,不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确,不能实施有效的管理,对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且,即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系,但是并不会认真的去完成。
2档案管理过程中出现问题的解决措施
2.1提高对水利工程档案信息收集的效率
针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点,为了更好地收集到所需信息,可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如,可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中,都是需要各部门积极合作,所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集,不能只是片面地考虑某个部门的信息,而是要从全局出发来收集信息,这样就可以保证信息的全面性,另外,各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验,提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道,这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况,还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时,相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记,保证信息及时有效,以反映真实情况,不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样,才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。
2.2提高人员素质水平
对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才,保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质,应该定期举行专业知识讲座,定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展,应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识,认识到自己工作的重要性,提高工作的认真程度和谨慎性,主动做好本职工作,改变传统项目档案管理思想,运用现代思想进行水利工程项目档案管理。
2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平
科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平,不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统,信息在系统中自动生成,在记录档案时可以直接使用,档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案,也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅,节省大量人力物力及时间精力,提升档案建立的真实全面性。
2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度
对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策,还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准,使得档案建立的过程中,有据可依,明确什么是重点内容,内容应该怎样建立的问题。同时,还要加强各部门之间的沟通交流,让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立,各部门就要严格实施,不能应付了事。
3结语
水利工程在现代化建设中的作用越来越大,其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题,应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。
参考文献:
[1]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济,2011,(10):55.
[2]徐红.水利工程建设项目档案管理探讨[J].江淮水利科技,2012,(04):39.
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